Рекомендации по сменам и автопланирование: от прогноза к готовому графику

После прогнозирования система формирует набор открытых смен. Дальше возникает следующий шаг: как именно эти смены распределить между сотрудниками.

Это можно делать точечно, вручную, опираясь на рекомендации системы. Но в большинстве случаев удобнее и быстрее использовать автопланирование смен — инструмент, который берёт на себя рутинную работу по распределению всех спрогнозированных смен сразу.

Автопланирование запускается там же, где и прогнозирование: WFM → иконка “волшебной палочки” → “Автопланирование смен”.

Правило распределения: по какому принципу система думает

Первое, что задаётся при автопланировании, — правило распределения. Оно определяет, какую логику система будет считать приоритетной, если существует несколько допустимых вариантов назначения.

Доступны несколько стратегий:

• Равномерное распределение времени
  Система в первую очередь стремится распределить рабочее время между сотрудниками максимально равномерно. Если существует несколько равнозначных решений, предпочтение отдаётся сотруднику с подходящей доступностью.
  
  
• Распределение по доступностям
  В этом режиме приоритет отдаётся тем сотрудникам, которые указали доступность на соответствующее время. Если подходящих вариантов несколько, система дополнительно выравнивает нагрузку.
  
  
• Равномерное распределение по доступностям
  Компромиссный вариант, где система одновременно учитывает и доступности сотрудников, и равномерность распределения рабочего времени.
  
  
• Распределение по плановым графикам
  Смены назначаются в соответствии с выставленными плановыми графиками сотрудников, с учётом их начала и окончания.
  
  

Выбор правила зависит от того, что для вас важнее в конкретной ситуации: строгое следование графикам, уважение доступностей или равномерная загрузка команды.

Доступности и недоступности: насколько строго их учитывать

Дальше можно задать степень строгости при работе с доступностями сотрудников.

Если включён чекбокс «строгая недоступность», система не будет назначать смены в интервалы, которые сотрудники указали как недоступные.

Если включён чекбокс «строгая доступность», наоборот, смены будут распределяться только в те интервалы, которые сотрудники отметили как доступные.

Эти настройки позволяют гибко управлять балансом между интересами бизнеса и удобством сотрудников — от мягкого учёта пожеланий до жёсткого следования ограничениям.

Ограничения по нагрузке и восстановлению

Автопланирование также учитывает ряд количественных ограничений, которые защищают от перегрузок и нарушений трудового режима.

Можно задать:

• минимальное расстояние между сменами — допустимое количество часов от окончания одной смены до начала следующей (учитываются и уже назначенные смены);
  
  
• максимальное количество смен в период — сколько смен в выбранном периоде может быть назначено одному сотруднику;
  
  
• максимальное количество рабочих часов в период — суммарное количество часов в сменах (без учёта обедов), которое сотрудник может отработать за период.
  
  

В результате система распределяет смены так, чтобы они одновременно соответствовали прогнозу, не приводили к переработкам и укладывались в заданные ограничения.

Когда всё-таки полезно точечное назначение

Автопланирование удобно, когда нужно быстро и последовательно распределить большой объём смен, особенно в стабильных или повторяющихся сценариях.

При этом точечное назначение по рекомендациям остаётся полезным инструментом в ситуациях, где требуется управленческое решение: заменить сотрудника, учесть индивидуальные договорённости, усилить конкретную смену или просто вручную скорректировать результат автопланирования.

На практике эти два подхода отлично дополняют друг друга: автопланирование закрывает 80–90% рутинной работы, а рекомендации позволяют быстро и аккуратно донастроить график там, где это действительно нужно.