5. Производственный календарь и Нормы рабочего времени

Производственный календарь — один из ключевых элементов системы WFM. Он задаёт логику рабочих и выходных дней, влияет на расчёт рабочего времени, переработок, выходов в выходные и, в конечном итоге, на корректный расчёт заработной платы и планирование ФОТ.

В этой статье мы разберём:

• зачем нужен производственный календарь;
• как его создать и настроить;
• как работать с нестандартными выходными и сокращёнными днями;
• что такое Нормы рабочего времени и почему их может быть несколько;
• как массово назначать производственный календарь сотрудникам.
  
  

  ---

  
  

Зачем нужен производственный календарь

Производственный календарь отвечает на простой, но критически важный вопрос: какие дни считаются рабочими, выходными или сокращёнными для конкретной группы сотрудников.

Он используется для того, чтобы:

• корректно учитывать выходы в выходные дни;
• правильно считать переработки;
• учитывать сокращённые предпраздничные дни;
• корректно рассчитывать оплату труда по повышенным ставкам;
• планировать фонд оплаты труда на месяц, квартал, год.

Без производственного календаря система не может корректно интерпретировать, что именно считается нормой, а что — отклонением.

В рамках одной организации может существовать несколько производственных календарей — это нормально и часто необходимо. Например:

• офисные сотрудники работают по графику понедельник–пятница;
• охрана или технический персонал — по другому набору рабочих дней;
• часть сотрудников работает по региональному календарю с дополнительными выходными.
  
  

  ---

  
  

Где находится производственный календарь

Чтобы перейти к производственным календарям:

1. откройте вкладку WFM;
2. в верхнем меню выберите Настройки;
3. нажмите Производственный календарь.

Вы увидите список всех созданных производственных календарей.

На этом экране можно:

• редактировать существующие календари;
• удалять их;
• назначать календари сотрудникам;
• создавать новые.

О том, зачем может пригодиться несколько производственных календарей и о том, как их назначить сотрудникам поговорим позже, а пока начнём с создания нового календаря.

Создание и редактирование производственного календаря

При создании календаря создаётся стандартный календарь. По умолчанию:

• суббота и воскресенье отмечены как выходные дни;
• остальные дни считаются рабочими.

Настройка отдельных дней

Вы можете вручную изменить любой день в календаре:

• сделать его выходным;
• сделать сокращённым;
• сделать рабочим (например, выходной, являющийся переносом)

Для этого нажмите на нужный день и в выпадающем меню выберите тип дня.

Сокращённый день в системе — это рабочий день, который на 1 час короче обычного. Такие дни часто используются:

• перед официальными праздниками;
• при внутреннем регламенте компании;
• в региональных или корпоративных календарях.

При необходимости можно добавить описание — например, указать причину выходного или сокращённого дня. 

После внесения изменений сохраните календарь.

Выходные по умолчанию

В производственном календаре доступна кнопка Выходные по умолчанию.

По нажатию открывается меню, где можно выбрать, какие дни недели считаются выходными.

Это особенно полезно для бизнесов с нестандартным графиком работы. Например:

• Фитнес-центр или спа-салон, где пиковая нагрузка приходится на выходные, а выходные дни сотрудников — вторник и четверг.
• Образовательный центр, где занятия проходят в выходные, а понедельник и среда — выходные дни.
• Производство с плавающим графиком, где выходные закреплены не за субботой и воскресеньем.
  
  

Выбираем нужные дни недели, нажимаем Сохранить — и теперь именно они считаются выходными по умолчанию во всём календаре.

Массовое назначение производственного календаря сотрудникам

После настройки календаря и норм рабочего времени его можно назначить сотрудникам.

Для этого:

1. вернитесь в общий список производственных календарей;
2. у нужного календаря справа нажмите на иконку силуэтов людей;
3. в появившемся окне выберите сотрудников — отдел или несколько отделов;
4. выберите норму рабочего времени, которую необходимо применить выбранным сотрудникам.

Почему это удобно

Один и тот же производственный календарь может использоваться с разными нормами рабочего времени.

Пример:

• календарь один — с общими выходными и праздниками;
• офисному отделу назначается норма 40 часов в неделю;
• производственному подразделению — 45 часов.

Таким образом:

• календарь остаётся единым;
• нормы гибко адаптируются под специфику подразделений.
  
  

  ---

  Несколько календарей в одной организации

  В рамках одной компании часто существует несколько режимов работы, и один производственный календарь не всегда может корректно отразить их все.

  Использование нескольких производственных календарей позволяет гибко учитывать специфику разных групп сотрудников без усложнения логики расчётов.

  Типичные примеры:

  • охранный или дежурный персонал, работающий по сменному графику, в том числе в выходные и праздничные дни;
  • офисные сотрудники, работающие по стандартной пятидневной рабочей неделе;
  • региональные подразделения, для которых действуют локальные праздники или дополнительные выходные;
  • подразделения с особыми режимами работы — например, сервисные службы или производство.

  Для каждой такой группы можно создать отдельный производственный календарь и назначить его соответствующим сотрудникам. Это позволяет системе корректно определять:

  • какие дни являются рабочими и выходными;
  • когда применяется повышенная ставка;
  • где начинается переработка.

  В результате расчёты становятся прозрачными, а логика учёта — понятной как для руководителей, так и для сотрудников.